富甲天下 進銷存管理系統功能操作說明  
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3-3 銷貨單/進貨單輸入作業

功能說明

  銷貨單
  銷貨單的功能在記錄客戶銷貨的詳細資料,並可列印出銷貨單讓客戶及公司作
  為憑據,此處的資料也是應收帳款產生的依據。

  銷貨資料要到【銷貨管理】→【銷貨單輸入作業】功能中輸入。


  進貨單
  進貨單的功能在記錄向廠商進貨的資料,此處的資料也是應付帳款產生的依據。

  進貨資料要到【進貨管理】→【進貨單輸入作業】功能中輸入。


欄位說明

 (以【銷貨單輸入作業】功能為例)

【資料建檔】──【上半部視窗】

 銷貨單號 :1. 編號不能重複,最多可輸入 16 碼。編號規則為──

        A. 手動編號:可輸入任何英文、阿拉伯數字。

        B. 自動編號:(銷貨日期+分公司編號+流水號)。

       2. 銷貨單輸入完後,此欄位的資料不能修改。

 銷貨日期 :1. 在新增銷貨單時預設為系統日期,也可以更改。

       2. 銷貨單輸入完後,此欄位的資料不能修改。

 分公司編號:1. 此欄位在說明是那一家分公司的銷貨單,並根據銷貨資料調整該
        分公司的庫存。

       2. 輸入方式:

        A. 按 F1 鍵或按此欄位後面的按鈕挑選分公司。

        B. 輸入分公司的編號後按 Enter 鍵。

 結帳日  :此欄位在說明該客戶每月帳款的結算日期。系統會根據客戶資料自
       動帶入。

 客戶編號 :1. 此欄位在說明商品是賣給那一家客戶。

       2. 輸入方式:

        A. 按此欄位後面的按鈕挑選客戶資料。

        B. 輸入客戶編號後按 Enter 鍵。

        C. 按 F1 鍵,或連按 2 下滑鼠左鍵開啟客戶選擇視窗來挑選資料。

 結帳月份 :1. 此欄位在說明該張銷貨單的帳款應算在何時。

       2. 系統會根據客戶的結帳日期計算並帶入,也可以直接輸入新的結
        帳月份來修改結帳月份。

 業務員  :1. 預設為該客戶資料中「業務員」欄的資料,也可以改。

       2. 資料輸入方式:

        A. 若是預設的業務,直接按 Enter 鍵帶入。

        B. 按 F1 鍵,或連按2下滑鼠左鍵開啟員工選擇視窗來挑選資料。

 送貨住址 :1. 即客戶指定商品要送達的地址。

       2. 預設為該客戶資料中「送貨住址」欄的資料,也可以直接輸入新
        的地址來更改送貨地點。

 備  註  :可輸入任何說明文字。最多可輸入 50 碼( 25 個中文字)。


【資料建檔】──【下半部視窗】

 商品編號 :1. 此欄位在記錄客戶所購買的商品明細,可以輸入商品編號,或國
        際條碼編號。

       2. 輸入方式:

        A. 輸入商品編號後按 Enter 鍵。

        B. 按 F1 鍵,或連按 2 下滑鼠左鍵開啟商品選擇視窗來挑選資料。


 商品名稱 :商品編號輸入後,系統會將商品名稱帶入,不用輸入。


 單  位 :1. 此欄位在說明商品是以何種單位賣出,預設為商品的庫存單位,
        也可以改。

       2. 單位資料更改步驟:

        A.當游標停在此欄位時,連按 2 下滑鼠左鍵(或按鍵盤的 F1 鍵)
         開啟單位選擇視窗。

        B.在要輸入的單位上連按 2 下滑鼠左鍵(或將游標移到該筆資料
         再按 Enter 鍵 )即可將新單位帶入。


 單  價 :1. 預設為最後售價,也可以更改。若沒有最後售價,就帶商品售價。

       2. 若用外幣交易,可用『F1匯率換算』功能將外幣直接換算成台幣
        的幣值。

       3. 『F1匯率換算』功能操作步驟:
 
        A.先在【基本資料】→【匯率資料建檔】功能輸入外幣的匯率。

        B.當單價欄出現「按F1匯率換算」訊息時,按鍵盤的 F1 開啟匯率
         換算視窗。

  C. 選擇外幣、輸入外幣金額後再按 確定Alt+Y 功能(或同時按 AltY 鍵)。
    資料輸入方式:

 幣 別:按此欄位後面的按鈕挑選外幣。
 金 額:輸入外幣的金額。
      例如這次是以美金 33 元交易,在幣別欄位就選擇美金;金額
     欄輸入 33。

  D. 系統會算出折合台幣的價格,並帶入單價欄位。
    如果這是您要的價格,按 Enter 鍵即可帶入,否則先改為正確的價格再按
    Enter 鍵輸入。


 備  註:可輸入任何說明文字,對多可輸入 50 碼(25 個中文字)。


 訂購單號:若用 拷貝訂購Alt+C 功能(或同時按 AltC 鍵)拷貝訂單,系統會
      自動將商品的訂購單號帶入,並沖銷掉訂單。


 銷貨金額:即下半部視窗中商品價格的總合。


 未稅金額:系統會自動計算並帶入,為(銷貨金額-稅額)。


 銷貨折讓:是指針對該張銷貨單給予客戶的優惠金額。


 折讓後 :系統會自動計算並帶入,為(未稅金額-銷貨折讓)。


 發票編號:1. 若是隨貨附發票,請輸入該張銷貨單的發票號碼。

      2. 若要修改、補上發票號碼,請先按 修改Alt+U 功能(或同時按 Alt
       及 U 鍵),再到此欄位輸入新的發票號碼後就可更改資料。

      3. 若要由此進入發票建檔功能修改等資料,要先按 修改Alt+U 功能
       (或同時按 AltU 鍵)將游標移到此欄位,再連按 2 下滑鼠左鍵
       就可進入發票系統中修改資料。


 稅  別:有外加、內含、零稅、免稅 4 種。
      此欄位資料是根據【客戶發票建檔】功能中所設定的稅別資料而來。


 稅  額:系統會自動計算帶入,若稅別是──
      外加稅,則 稅額=(總金額x 5 %稅率)。
      內含稅,則 稅額={(銷貨金額-銷貨折讓)-〔(銷貨金額-銷貨
                 折讓)/( 1 + 5 %)〕}。
      零稅、免稅的稅額是0。


 總合計 :系統會自動計算帶入,若稅別是
      外加稅、內含稅,則 總合計=(折讓後+稅額)。 
      零稅、未稅,則 總合計=折讓後。


操作說明

【資料建檔】

 ● 畫面最下排的功能鍵,是針對整張銷貨單。
  其中下面列出的功能,其操作方式請參考「1-2 各功能鍵操作說明」章節。

  下半部視窗(商品明細視窗)左邊五個功能鍵只針對商品資料,其操作方式
  請參考「1-2 各功能鍵操作說明」的操作說明。



 
 1. 功  能:將客戶訂購單的資料直接拷貝到銷貨單中。
       客戶訂購的商品要出貨時,就可用此功能將訂單資料直接帶到銷貨
       單中,節省資料輸入時間,並沖銷掉訂單的資料。

 2. 操作步驟:

  A. 按 拷貝訂購Alt+C 功能(或同時按 AltC 鍵)。
    執行後會出現拷貝訂購單視窗。

  B. 輸入銷貨資料,再按 確定Alt+Y 功能(或同時按 AltY 鍵)。
   例如台北分公司的客戶速達報關行訂購的商品在 94 年 9 月 21 日要出貨,則
   資料輸入方式如下:

   拷貝至銷貨單編號:自動編號模式──不用輸入。
            手動編號模式──請輸入銷貨單編號。

 銷貨日期:輸入2004/09/07。

 分公司 :按後面的按鈕挑選台北分公司。

 客戶編號:按後面的按鈕挑選「速達報關行」這家客戶。

   執行後系統會列出速達報關行在台北分公司所訂購的商品(如步驟 C 的圖)。


  C. 挑選要出貨的商品。

   如何挑選資料:用滑鼠左鍵在欲出貨的商品上連按 2 下,就可將商品帶到
          銷貨單中。

          選完商品後按 結束Alt+E 功能(或同時按 AltE 鍵)就
          可離開此視窗。

  D. 選完商品後又回到銷貨單的畫面,游標停在結帳月份欄。

  E.再變更結帳月份、業務員、送貨地址等資料,或是補上備註資料
  (如果有需要的話)。

  F.若還要修改、新增商品,可用視窗旁的五個按鈕進行更改。
   商品資料輸入完後,按視窗旁的存檔鍵儲存資料。

  G.最後再補上發票號碼、折讓金額等資料後,按 存檔Alt+S 功能(或同時按
   AltS 鍵)就完成拷貝訂購單的工作。


 
 1. 功能:可一次選取所有要出貨的商品。


 2. 操作步驟如下:

  A. 按 新增Alt+A 功能(或同時按 AltA 鍵)開始新增銷貨單。
    一一輸入日期、客戶等資料,直到游標移到下半部視窗。

  B. 再按 多筆輸入Alt+M 功能(或同時按 AltM 鍵)。
    執行後會出現「商品多筆輸入」視窗列出所有商品。

  C. 挑選要出貨的商品。
    在欲出貨的商品連按 2 下滑鼠左鍵,就可將商品資料帶到銷貨單中
   (如步驟D的圖)。

    選好資料後按商品多筆輸入視窗的 結束Alt+E 功能(或同時按 AltE 鍵)
    離開。


  D. 補上數量、價格等資料。

    操作方法:先按視窗左邊的修改讓游標移到數量欄,再一一輸入正確的數
         量、單價、備註等資料。

  E.當所有商品的數量、單價等資料都輸入完後,按左邊的存檔功能儲存商品資
   料。

  F.再按滑鼠左鍵點在銷貨折讓、發票編號欄補上折讓、發票資料。

  G.最後按下面的 存檔Alt+S 功能(或同時按 AltS 鍵),就完成銷貨單的輸
   入工作。


【快速查表】畫面

【快速查表】功能的目的、操作說明請參考「1-2 各功能鍵操作說明」快速查表
      功能的說明。


【多重查詢】畫面

【多重查詢】功能的目的、操作說明請參考「1-2 各功能鍵操作說明」多重查詢
      功能的說明。


【尾文設定】

  功能說明:

  1. 銷貨單尾文的預設值是【系統設定】→【尾文資料設定】的「客戶銷貨單」
   尾文的資料。

  2. 若銷貨單尾文與預設的尾文不同時,可在此輸入新的尾文資料。
   尾文的內容會印在報表最後面。

  3. 可自行設定報表的抬頭,在「自訂報表抬頭」欄輸入要顯示的文字就可更新
   報表抬頭。


 ● 操作說明:

  1. 先到【資料建檔】功能找出要修改尾文的銷貨單。

  2. 再按【尾文設定】標籤,在文字區按滑鼠左鍵就可開始輸入說明文字。
   要換行請按 Enter 鍵;離開此功能後尾文資料就自動存檔。

  3. 按滑鼠左鍵點選「自訂報表抬頭」欄就可更改銷貨單的抬頭。
   若不改請讓此欄位維持空白。


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